Dauerstreitpunkt: Wann ist ein elektronisches Fahrtenbuch ordnungsgemäß?

Von Dipl.-Finw. StB Michael Seifert, Troisdorf

Das FG Niedersachsen hat sich jüngst zur Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs geäußert. Danach reicht allein die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege des betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen auch die Fahrtanlässe zeitnah erfasst werden (FG Niedersachsen 23.01.2019, 3 K 107/18, NZB eingelegt, BFH VI B 25/19).

1. Ein finanzamtkonformes Programm allein reicht nicht

Die Anbieter elektronischer Fahrtenbücher werben regelmäßig damit, dass die Programme finanzamtskonform sind (s. z.B. www.pace.car/de). Alleine die Möglichkeit, mit elektronischen Mitteln das Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen zu können, reicht aber nicht aus. Im Einzelfall muss auch der elektronische Fahrtenbuchführer sämtliche Spielregeln der Finanzverwaltung beachten, um nicht bei einer späteren Außenprüfung Gefahr zu laufen, die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs versagt zu bekommen.

PRAXISTIPP: Gerade auf die zeitnahe Abspeicherung des aufgesuchten Geschäftspartners und des konkreten Fahranlasses sollte ein besonderes Augenmerk gelegt werden.

2. Spielregeln von Rechtsprechung und Finanzverwaltung

Der Begriff „ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“ ist gesetzlich  nicht definiert. Die Rechtsprechung verlangt Aufzeichnungen über die Gesamtfahrleistung, die eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sind (BFH 15.02.2017, VI R 50/15, BFH/NV 17, 1155 m. w. N.).

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss

·         zeitnah und

·         in geschlossener Form

geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen.

Für dienstliche Fahrten sind grundsätzlich folgende Angaben erforderlich (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 S. 3 LStR 2015; zu Erleichterungen bei der Fahrtenbuchführung siehe BMF 04.04.2018, BStBl I 18, 592 Rdnr. 27):

·         Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit

·         Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute

·         Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

PRAXISTIPP: Aus Sicht der Finanzverwaltung bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden (BMF 04.04.2018, BStBl I 18, 592 Rz. 26)

Im Urteilsfall war unklar, wann die Angaben zu den jeweiligen Fahrtanlässen in der Datenbank ergänzt worden waren. Offensichtlich bestand die Möglichkeit, die Angaben noch nach Monaten abzuspeichern. Deshalb liege kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor, so die Niedersächsischen Finanzrichter. Bei Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass sich aus den Datenbeständen die Abspeicherungstage nachvollziehbar ergeben.

Beachten Sie: Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen bei dienstlichen Fahrten nur dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind. Dies gilt auch bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs.

PRAXISTIPP: In seiner Rechtsprechung betont der BFH (15.02.2017, VI R 50/15, BFH/NV 17, 1155 m. w. N.), dass die Beschränkung der Angaben zu den Fahrtzielen auf Ortsangaben ohne Angabe einer bestimmten Adresse für das ordnungsgemäße Fahrtenbuch i. d. R. nicht ausreichend sei. Eine Ausnahme gelte, wenn sich das Fahrtziel auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lasse. Wann aber liegt eine „Ermittlung auf einfache Weise“ vor? Hier ist Streit mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert.

Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes müssen im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.

Besteht allerdings eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind (BFH 01.03.2012, VI R 33/10, BStBl II 12, 505).

Wenn jedoch der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen wird, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist (BFH 15.02.2017, VI R 50/15, BFH/NV 2017, 1155 m. w. N.).

PRAXISTIPP: Eine Nutzungsänderung liegt auch dann vor, wenn z.B. private Einkäufe getätigt werden. Im Urteilsfall hatte der Kläger nach einer Auswärtstätigkeit einen Stopp bei einem Lebensmittelmarkt eingelegt, um dort private Einkäufe zu tätigen. Zumindest die Heimfahrt vom Lebensmittelmarkt stellt eine Privatfahrt dar. Diese wurde in dem elektronischen Fahrtenbuch fälschlicherweise – mehrfach – als Betriebsfahrt abgespeichert. Auch dies kann zu Versagung der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs führen.

Beachten Sie: Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Im Rahmen einer Gesamtschau muss trotz der Mängel eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben sein.

Im Urteilsfall des FG Niedersachsen (23.021.2019, 3 K 107/18, NZB eingelegt, BFH: VI B 25/19) stellte das Finanzamt (zum Teil erhebliche) Differenzen zwischen den Kilometerständen lt. elektronischem Fahrtenbuch und den Werkstattrechnungen bzw. dem TÜV-bericht fest. Das FG hat die vorgelegten Fahrtenbücher auch deshalb verworfen, weil der Kläger die tatsächlichen Kilometerstände nach den Tachos der Fahrzeuge niemals den rechnerisch ermittelten Tachoständen in den Daten des elektronischen Fahrtenbuches gegenübergestellt hat. Der Kläger hat eingeräumt, einen solchen Abgleich zu keinem Zeitpunkt vorgenommen zu haben. Der tatsächliche Tachostand der Fahrzeuge bleibt damit für jeden einzelnen Tag in allen Streitjahren unbekannt.

Die Konsequenz: Es liegt nicht nur ein kleiner, sondern ein erheblicher Mangel der Fahrtenbücher vor, denn unter solchen Umständen ist mit vertretbarem Aufwand keine Überprüfung der Fahrtenbücher auf ihre materielle Richtigkeit mehr möglich.

PRAXISTIPP: Normalerweise sieht die Software des elektronischen Fahrtenbuchs bei Abschluss einer bestimmten Periode auch die Eintragung des tatsächlichen Kilometerstands lt. Tacho vor. Auch auf diese Eintragungen und deren Dokumentation sollte geachtet werden.

Fundstelle: GStB Gestaltende Steuerberatung 08/2019