Zur steuerlichen Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs (§6 EStG)

Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuchs nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.

Sachverhalt:
Streitig war, ob ein vorgelegtes elektronisches Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist oder andernfalls der private Nutzungsanteil nach der 1%-Methode zu versteuern ist.

Entscheidung:
Sowohl das FA als auch nachfolgend das FG verwarfen das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß.

Das FG stellte heraus, dass es nicht ausreicht, dass nur die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten zeitnah aufgezeichnet worden sind. Vielmehr müssen alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden. Im Streitfall hatten das Steckmodul und die dazugehörige Datenbank nur die Fahrten mit den durch das GPS-Modul ermittelbaren Angaben (Ort, Beginn und Ende der Fahrt), die nicht als privat gekennzeichnet worden sind, im Rahmen der technischen Verfügbarkeit des Gerätes aufgezeichnet und in einer zentralen Datenbank gespeichert.

Die zusätzlich unverzichtbaren Angaben zu den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartnern oder – wenn solche nicht vorhanden sind – die Angabe des konkreten Gegenstands der dienstlichen Verrichtung mussten von dem Anwender ergänzt werden. Diese Angaben konnte das Programm ohne die Mitwirkung des Steuerpflichtigen den Fahrten nicht zuordnen. Dazu musste/konnte der Anwender für wiederkehrende Fahrten oder Fahrtrouten Vorbelegungen definieren oder die Fahrtanlässe individuell zuordnen. Diese unerlässlichen Ergänzungen zu den betrieblichen Anlässen der Fahrten müssen aber für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah erfolgen.

Die vorgelegten Fahrtenbücher des Klägers enthalten jedoch ausdrücklich keine Angaben dazu, wann diese Angaben zu den Fahrtanlässen in der Datenbank ergänzt worden sind. In der Spalte „Beschreibung“ fehlen dazu eindeutige Datumsangaben. In den PDF-Dateien findet sich lediglich unten links auf den Seiten eine Datumsangabe, die in einem Zusammenhang mit der Erstellung bzw. Fertigstellung der Fahrtenbücher stehen könnten. Diese Angaben sprechen gegen eine zeitnahe Führung der Fahrtenbücher.

Die vorgelegten Fahrtenbücher waren überdies insgesamt auch deshalb als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen, weil der Steuerpflichtige die tatsächlichen Kilometerstände nach den Tachos der Fahrzeuge niemals im Streitzeitraum den rechnerisch ermittelten Tachoständen in den Daten des elektronischen Fahrtenbuches gegenübergestellt hat.

Der tatsächliche Tachostand der Fahrzeuge blieb damit für jeden einzelnen Tag in allen Streitjahren unbekannt. Darin liegt ein erheblicher Mangel der Fahrtenbücher, denn unter solchen Umständen ist mit vertretbarem Aufwand keine Überprüfung der Fahrtenbücher auf ihre materielle Richtigkeit mehr möglich.
Außerdem hatte der Steuerpflichtige auch die Anlässe der Fahrten und evtl. private Fahrtunterbrechungen als solche nicht zutreffend dokumentiert.

Fundstelle: FG Niedersachsen 23.01.2019, 3 K 107/18, NZB beim BFH unter VI B 25/19, www.iww.de/astw Abruf-Nr. 208370