FG Niedersachsen: Führung eines elektronischen Fahrtenbuches

EStG § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2, § 8 Abs. 2 S. 2
Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuches nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden. FG Niedersachsen, Urt. V. 23.01.2019 – 3 K 107/18   BeckRS 2019, 5921 (NZB eingelegt, Az. BFH: VI B 25/19)

Sachverhalt:
Der Kläger erzielte in den Streitjahren als Geschäftsführer einer UG Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit. Ihm wurde ein geleaster Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen. Für den Dienstwagen erwarb die UG eine sog. Telematiklösung mit der Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“. Die Hardware wurde auf den standardisierten Fahrzeug-Diagnosestecker des Fahrzeuges aufgesteckt und verfügte über einen GPS-Empfänger. Danach wurden die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung des elektronischen Fahrtenbuches gespeichert. Über einen Online-Zugang konnte der Kläger unter Verwendung der entsprechenden Software dort Fahrzeuge anlegen und der aufgezeichneten Fahrt jeweils einen Fahrtzweck zuordnen. Diese Zuordnungen blieben zunächst frei editierbar, konnten später jedoch abgeschlossen werden und waren danach nicht mehr veränderbar. Dazu musste der tatsächliche Kilometerstand des Fahrzeuges eingegeben werden. Die Software verglich dann den rechnerisch aus den GPS-Daten ermittelten Kilometerstand mit dem tatsächlichen und erfasste Abweichungen von mehr als 5% als zusätzliche Privatfahrt. Differenzen konnten sich durch den Ausfall des Gerätes, das manuelle Abschalten oder Herausziehen des Steckmoduls oder dessen Herausrutschen aufgrund von Erschütterungen ergeben. das sodann ergänzte Fahrtenbuch konnte dann in eine nicht veränderbare PDF-Datei exportiert werden, Im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung wurde das elektronische Fahrtenbuch nicht anerkannt und zur Abgeltung der Privatnutzung die 1 %-Methode angewandt, da das Fahrtenbuch erhebliche Mängel aufwies. Der im Fahrtenbuch ausgewiesene Kilometerstand stimmte z.B. nicht mit den in Werkstattrechnungen ausgewiesenen km-Ständen überein. Zudem gab es weitere Differenzen. Der gegen die geänderten ESt-Bescheide 2013 bis 2015 eingelegte Einspruch blieb erfolglos.

Entscheidung:
Die Klage war unbegründet. Das FA habe die vorgelegten elektronisch geführten Fahrtenbücher zu Recht verworfen. Zwar sei der Begriff des „ordnungsgemäßen Fahrtenbuches“ gesetzlich nicht definiert. Die Rechtsprechung habe diesen aber insoweit präzisiert, als durch das Fahrtenbuch eine mit vertretbarem Aufwand überprüfbare hinreichende Gewähr für die Richtigkeit der angegebenen Daten gewährleistet sein müsse (BFH v. 15.02.2017 – VI R 50/15, NV, BeckRS 2017, 115205). Das Fahrtenbuch müsse neben Datum und Fahrtzielen grundsätzlich auch Angaben zu den aufgesuchten Kunden/Geschäftspartnern oder dem konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung enthalten. Es müsse vollständig, in fortlaufendem Zusammenhang und zeitnah geführt werden. Unregelmäßigkeiten, bis auf kleinere Mängel, stellten die materielle Richtigkeit in Frage. Das vorliegende Fahrtenbuch habe die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ua auch deshalb nicht erfüllt, weil die Zuordnung der Fahrtzwecke teilweise nicht mit den GPS-Daten übereinstimme. Auch sei ein zwischenzeitlicher Fahrzeugwechsel nicht ordnungsgemäß dokumentiert worden und trotz des neuen Fahrzeugs der alte Kilometerstand fortgeschrieben worden. Außerdem ließen sich Differenzen hinsichtlich der Kilometerstände nicht aufklären. Es könne daher offenbleiben, ob die vorliegende elektronische Lösung überhaupt als Fahrtenbuchnachweis geeignet sei, da nachträgliche Zuordnungen und Änderungen möglich seine. Im Streitfall sei zudem der von der Software vorgesehene regelmäßige Abschluss nicht zeitnah und ordnungsgemäß durchgeführt worden. Insgesamt seine die vorgelegten Fahrtenbücher zu verwerfen gewesen.

Praxishinweis:
In der Besprechungsentscheidung wurde festgestellt, dass seitens der Finanzverwaltung bislang ein elektronisches Fahrtenbuch nicht offiziell anerkannt wurde. Auch bei elektronisch geführten Fahrtenbüchern kommt es auf die Art der zeitnahen und unveränderlichen Führung sowie auf den zutreffenden Ausweis des Kilometerstandes an. Insoweit besteht kein Unterschied zum herkömmlichen Fahrtenbuch. Auch die elektronische GPS-Aufzeichnung ist keine Gewähr für die Beweiskraft des Fahrtenbuches vor dem FA. Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch kann im Übrigen nur dann anerkannt werden, wenn nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind, Korrekturen ersichtlich bleiben und diese ebenfalls zeitnah durchgeführt werden.

Wolf-Dieter Tölle, RA, StB, Notar, FA für Steuerrecht und Erbrecht, Tölle & Melchior, Detmold

Fundstelle: DStR K vom 20.07.2019